Czy twój biznes to paląca się platforma?!

Jak ulepszyć przepływ gotówki w biznesie? Krótki przewodnik oparty na podejściu: “Rachunkowość Lean/Lean Accounting do zarządzania firmą w czasie kryzysu”

Jedną z wielu lekcji, którą powtórnie powtórzyłem w Toyocie podczas kryzysu finansowego w latach 2008-2009 było po prostu to, że

“Gotówka jest Królem”

Podczas gdy GM, Ford, Chrysler i inni motoryzacyjni giganci zbankrutowali, byłem zdumiony, jak Toyota nie pozwalała ludziom odejść. Prawda jest taka, że podczas gdy inne firmy motoryzacyjne zwalniały pracowników, my nie tylko zatrzymywaliśmy naszych pracowników, ale wręcz przeciwnie, zwiększaliśmy szkolenia i rozwój, zwłaszcza liderów zespołów produkcyjnych (TL) i liderów grup (GL).

Powody, dla których prowadziliśmy jeszcze więcej szkoleń, w okresie kryzysu, omówię w innym artykule na temat “Samotność lidera na odległość“.  Ten konkretny artykuł koncentruje się na przedstawieniu przeglądu kluczowych praktyk Rachunkowości Lean (Lean Management Accounting Practices – LMAP), które należy wziąć pod uwagę podczas obecnego kryzysu pandemii COVID – 19.

Temat LMAP jest bezpośrednio związany, zarówno operacyjnie, jak i strategicznie, z lean management, lean manufacturing, lean logistics, w administracji oraz lean w sprzedaży i marketingu. W rzeczywistości każda firma, która zaangażowała się w realizację idei Prawdziwego Północnego Przywództwa (True North Management) w prowadzeniu swojej działalności zgodnie z tymi zasadami, ma po prostu znacznie silniejszą pozycję niż jej konkurenci, aby przetrwać tę burzę.

Ta burza będzie testem fundamentów, na których zbudowaliśmy nie tylko naszą firmę, ale także naszą zdolność do przewodzenia sobie i innym.

Poniżej postaram się przedstawić przegląd kluczowych obszarów, którymi powinniśmy się zająć teraz i w przyszłości, jeśli mamy poprawić przepływy pieniężne w naszej działalności. Nie zaangażowałem się zbytnio w dyskusję na temat doktryny zasad prowadzenia Księgowości Lean. Ten artykuł jest streszczeniem podstaw LMAP.

Twój główny księgowy lub dyrektor finansowy

W okresie, kiedy byłem członkiem ACCA, ani razu nie przypominam sobie, aby ktokolwiek zajmował się kwestią źródła zbędnych kosztów. Koncepcja zmarnowanych procesów lub zachowań, które mają istotny wpływ na OPEX, OEE, SMED, czas trwania procesu, jakość i w końcu EBITDA, jest powszechnie akceptowana w większości firm jako nie temat dla ludzi finansów. Kosztem z punktu widzenia tradycyjnej rachunkowości zarządzania finansami jest faktura.

Koszt dla Księgowego Lean to proces lub zachowanie, które tworzy niepotrzebne obciążenie, takie jak czas cyklu pomiędzy zamówieniem a otrzymaniem zapłaty oraz wpływ na sprawozdania finansowe. Jeśli natkniesz się na osobę z wykształceniem finansowym, która również praktykuje metody Lean i zachowania przywódcze, patrzysz na bardzo rzadki gatunek i nieoceniony zasób w Twojej firmie.

To jest to, co polecam, a czego powinieneś oczekiwać od swojego “tradycyjnego” zespołu księgowego. Nie wymieniłem wszystkich moich oczekiwań, ponieważ nie jest to artykuł konsultacyjny/doradczy, ale przewodnik po kluczowych obszarach, którymi należy się teraz zająć.

Jaki jest mój zysk z M1? Na jakich produktach i klientach zarabiam i dostaję za to pieniądze!

Przygotuj miesięczne sprawozdania finansowe i związane z nimi dokumenty z analizą za ostatnie 12 miesięcy (02/2019 – 02/2020), które wykazują pełną przejrzystość i odpowiedz na poniższe pytania:

1. Sprzedaż miesięczna w podziale na klientów na trzy grupy. Do analizy należy użyć Pareto.
   1. Sprzedaż minus koszty zmienne (surowce, koszty robocizny bezpośredniej – TKW) wykazujące rentowność wszystkich zamówień po odjęciu bezpośrednich kosztów zmiennych.
   2. To pokaże ci marżę zysku, nazywam to M1, pierwszy wkład.
   3. Liczba ta powinna być podana w lokalnej walucie, jak również jako % sprzedaży.
   4. Powinieneś mieć M1 od 15% do 70%, w zależności od prowadzonej działalności.
2. Oblicz koszt jednostkowy produkcji jednej sztuki, jednej partii, jednego litra lub jednego kilograma, jednej tony, jednego kilometra lub jednego standardowego zamówienia. Wliczając materiały, będzie to również obejmować liczbę bezpośrednich roboczogodzin spędzonych przez przedsiębiorstwo na świadczeniu tej usługi lub wytwarzaniu lub budowaniu tej jednej jednostki, niezależnie od tego, jaka jednostka jest dla Ciebie.
3. Pokaż ten koszt jednostkowy za kluczowe SKU (indeksy) poprzez Pareto i odnieś go do swoich klientów.
4. Musisz wiedzieć, gdzie znajduje się Twój M1 w odniesieniu do produktu (SKU) i z jakimi klientami.
5. Wielu moich klientów odkryło od tego czasu, że po szczegółowej analizie i dyskusjach, redukcja 20% klientów lub rodzajów zamówień doprowadziła do wzrostu rentowności..
6. Tak, poprzez “zmniejszenie sprzedaży, zwiększają zyski firmy“. Czy produkujesz i sprzedajesz tzw. “liderów strat”, co rozumiem jako produkty, które są wytwarzane z bardzo małą marżą, a w wielu przypadkach nawet ze stratą!
7. Jeśli tak, to kiedy ostatni raz zagłębiałeś się w analizę faktów.
8. Czy jesteś również pewien, że musisz wykonać te elementy powodujące straty.
9. Czyżby powody były nadal uzasadnione?!
10. Będziesz naprawdę zaskoczony, że ponad 80% twoich strat-liderów, jeśli nigdy nie zostaną wyprodukowane, nie będzie miało negatywnego wpływu na biznes.
11. W rzeczywistości, na odwrót, liderzy strat będą mieli pozytywny wpływ na Twoją rentowność, jeśli przestaniesz je produkować.
12. Spójrz na swoją historię dłużników tych klientów (mam na myśli każdego pojedynczego klienta w ciągu ostatnich 6 miesięcy). Jeśli masz klientów, którzy zalegają z płatnościami, zastanów się bardzo uważnie, czy nie chcesz przyspieszyć procesu poprawy terminu płatności. Pamiętaj, Gotówka jest Królem.
13. Ustal strategię, co chcesz stworzyć i dla kogo – przynajmniej do końca 2020 roku. Ta epidemia nie zniknie tak szybko…