Studium przypadku dla Zarządzania Wizualnego: Dział technologiczny firmy produkcyjnej zajmującej się robotyką oraz R&D.
Po raz kolejny odwołam się do konkretnych przykładów, które odnoszą się do mojego czasu pracy z klientami, aby przedstawić praktyczne przykłady dla Ciebie.
Tak więc, typową rzeczą, gdy wchodzisz do działu projektowania mechanicznego lub elektrycznego, lub do działu technicznego jest to, że nie widzisz nad czym pracują. Oczywiście, poza ludźmi siedzącymi przy ekranach monitorów, nie ma zbyt wielu informacji na temat tego, nad czym pracują.
Jeśli zapytasz menedżera odpowiedzialnego za to, jak zarządza tymi wszystkimi ludźmi i projektami, prawdopodobnie usłyszysz twierdzącą odpowiedź, że wszystko idzie dobrze. Z mojego doświadczenia wynika, że dopóki nie zobaczę jasnego, prostego wizualnie zarządzania zespołem projektowym lub technologicznym, nie jestem przekonany, że wierzę w to, co słyszę.
Połączyć, by zyskać płynność
Podczas spotkań produkcyjnych, planistycznych i badawczo-rozwojowych usłyszysz od tych działów, że pracują nad tym i tamtym, że mają jakieś problemy tu i tam i tak dalej. W końcu nasłuchujesz, aby wychwycić słowa: „ale jesteśmy na tropie i powinniśmy to wkrótce rozwiązać”. Naprawdę, ile razy już to słyszeliśmy. Rzecz w tym, że każdy dobry trener Sensei będzie zaangażowany w firmie, aby ułatwić im pracę, dzięki czemu postępy w biznesie będą płynniejsze, a ludzie bardziej zaangażowani w to, co robią.
Zarządzanie wizualne, jeśli jest właściwie stosowane, poprawi sposób pracy ludzi i da im powód do czerpania radości z pracy i postępu w rozwoju. W większości takich organizacji „co jest w Vegas, zostaje w Vegas” to motto, jeśli chodzi o, powiedzmy, dział techniczny.
Po prostu nie wiemy, nad czym oni pracują. Uzyskanie informacji od kierownika projektu lub kierownika działu, czy nawet IT, jest jak wyrywanie zębów, jest bolesne, a rezultaty nigdy nie są zadowalające, pozostaje się w ciemności i nie ma się czym porządnie ugryźć. Podczas rozmowy nie wymienia się faktów lub jest ich zbyt mało.
Fakty – czym one są?
Nie ma mięsa, a jedynie rzadka zupa, którą można by nazwać „faktami”. To, co dzieje się w tych działach, jest dla większości z nas po prostu czarną skrzynką, dlatego też musimy wizualizować ich pracę tak, jak w każdym innym miejscu w organizacji. Oto kilka przykładów, gdzie zarządzanie wizualne poprawiło wydajność i efektywność tych zespołów o 70% w ciągu kilku miesięcy wspólnej pracy.
Typowy dział techniczny będzie miał dostawców, którzy wysyłają specyfikacje techniczne, rysunki lub pakiety informacji. Często dostawcy ci nie są inni niż wewnętrzni inżynierowie projektowi pracujący w organizacji. Z tymi rysunkami wiążą się oczekiwania, że dział techniczny będzie je przeglądał, poprawiał, prosił o weryfikację i produkował coś wartościowego.
Realizujemy zamówienia
Mogą to być rachunki materiałów dla działu zakupów. Mogą to być zamówienia ilościowe wysyłane w formie pakietów, dla produkcji do systemu Kanban i tak dalej. Mogłyby to być modyfikacje lub konserwacja konkretnych elementów, takich jak produkcja form aluminiowych lub stalowych dla procesów formowania plastiku, stali i aluminium.
Chodzi o to, że chciałbym zobaczyć podejście SIPOC (dostawca, wejście, proces, wyjście, klient) do mojego SQDC (Bezpieczeństwo, Jakość, Dostawa, Koszt) tego, co dział techniczny ma do zrobienia. Na przykład, oto lista rzeczy, które chciałbym zobaczyć na białych tablicach każdego dnia.
- Ile zamówień lub zapytań wysłanych przez dział konstruktorów do działu technologicznego znajduje się w „poczekalni” i od jak dawna są tam wciąż nieprzetworzone.
- Ile zleceń lub wniosków otrzymanych przez technologów zostało rozpoczętych, ale są w „trybie zawieszenia”, czekając na coś lub kogoś, kto wyśle, otrzyma lub uzgodni coś, aby praca w toku nad tym elementem mogła być kontynuowana.
- Ile wadliwych pozycji (niekompletnych rysunków/ dokumentacji) otrzymali z powrotem z produkcji i muszą je ponownie wykonać i wysłać.
- Ile „wrzutek” lub „nieplanowanych zapytań” zostało otrzymanych przez dział technologiczny w tym tygodniu i z jakiego działu pochodziły.
- Ile godzin lub „osobodni” spędziliśmy na tym projekcie i jak to się ma do planowanych stawek godzinowych, które zgodziliśmy się zainwestować w ten projekt.
- Kto w tym dziale pracuje w nadgodzinach, ile godzin pracował i nad czym?
- Jaka jest skala maili, telefonów i nieplanowanych wizyt, które macie z innych działów. Jaki jest ich charakter, chcę zrozumieć, gdzie jest Twoje Pareto, kto pochłania tak dużo Twojego czasu na spotkaniach.
Lista oczywiście ciągnie się dalej. Ale widzisz, chcę być w stanie wejść i im pomóc osiągnąć sukces w tym, co robią. Aby to zrobić, muszę „zobaczyć”, nad czym pracowali i nad czym powinni lub mogliby pracować. Nie potrzebujemy prezentacji power – point, potrzebujemy dodatkowego czasu na zebranie tych informacji. Nie potrzebujemy kolejnego spotkania w sali konferencyjnej, aby usłyszeć, że są przepracowani, a Szef musi dać zgodę na zatrudnienie jeszcze jednej osoby.
Zarządzanie wizualne – strategiczne narzędzie
Zarządzanie wizualne to strategiczne i praktyczne podejście operacyjne do prowadzenia każdej organizacji. Jeśli dodasz do tego pozostałe zasady i narzędzia lean management oraz wymagane nawyki, osiągniesz wyniki, które pozostawią Twoją konkurencję daleko w tyle.
